Jobbintervjuet – spørsmål og svar

Å bli kjent med en person

Tenk på en person du kjenner godt, feks en god venn eller et familiemedlem. Hva vet du om denne personen? Vet du hvordan vedkommende håndterer press eller oppfyller sine plikter? Har vedkommende høy integritet, temperament, evne til å løse konflikter etc.?

Du kan ha kjent en person i mange år, men aldri sett hvordan denne personen løser et problem eller håndterer en vanskelig situasjon. Likevel vil du kanskje mene noe om dette. Ofte sier vi for eksempel at «hun er en overlever, hun klarer seg alltid», eller «han er hel ved, du lurer ikke ham.» Kanskje føler du at du kjenner ham eller henne ut og inn.

Likevel vil du nok måtte innrømme at du til tider blir overrasket når du ser hvordan en person, som du trodde du kjente, faktisk håndterer en bestemt utfordring. Bare tenk på alle de disputter som følger når familiens midler skal gjøres opp. Da hører vi ofte at «jeg hadde aldri trodd at vi skulle ende opp på denne måten». Eller tenk på hvordan en stille forsagt person plutselig viser mot og handlekraft når den rette anledningen byr seg.

Vi kjenner bare de sidene vi har sett

Noen ganger blir vi skuffet over noen vi trodde vi kjente. Når en gammel venn og håndverker, viser seg å gjøre en under middels god jobb med renovering av kjøkkenet ditt, tenker du kanskje at «han var jo slik en hyggelig og ordentlig fyr, og så gjør han ikke skikkelig arbeid!?” Egentlig har du ingen grunn til å være skuffet. Du aldri har sett din venn arbeide! Dermed har du heller ikke noen forutsetning for å vite noe om hans håndverk. Du har gjort en generalisering om din venns ferdigheter, basert på de erfaringene du hadde før han pusset opp kjøkkenet ditt. Disse erfaringene fortalte deg bare at han var en trivelig fyr. Egentlig kjente du bare “en liten del” av vennen din, men du antok at de gode følelsene han vekket i deg, også fortalte deg at han var en dyktig håndtverker. Noen ganger hører vi mennesker si at «jeg kjente ham egentlig ikke. Han var veldig lukket,» Dette skyldes at vi kjenner hverandre i de situasjonene vi har sett hverandre, og hver gang vi er i en ny situasjon med noen, så blir vi kjent på en ny måte. Nye situasjoner gir oss ikke bare sjansen til å bli bedre kjent med andre, vi blir også bedre kjent med oss selv. Mange liker derfor å teste egne grenser, og setter seg mål om å stadig klare nye utfordringer. Ulike situasjoner trigger ulike sider i oss. Å bli testet i en bestemt situasjon, betyr at vi kan vise hva vi er gode for i en bestemt situasjon, og ikke i en annen situasjon. Når vi antar at en person som er hyggelig også er en god håndtverker, så gjør vi en generalisering. Dette kan lett bli en felle.

Generaliseringsfellen

Når du antok at din venn var en god håndtverker, så gikk du i generaliseringsfellen. Din venn vekket gode følelser i deg, og du antok at disse følelsene også kunne si noe om hans ferdigheter som håndtverker. Du er ikke den første som går i denne fellen. Faktisk er jobbintervjuet et av de beste eksemplene på hvordan vi gjør generaliseringer som er basert på feile premisser. Vi har nemlig en tendens til å ansette dem som vekker gode føleler i oss og ikke dem som gjør en god jobb.

La oss si at vi skal ansette en Key Account Manager som har som oppgave å selge inn større datasystemer. Jobben krever at den ansatte vedlikeholder kunderelasjoner, oppsøker nye kunder og videreformidler spørsmål om de tekniske detaljene ved systemet. Dersom det er store og dyre datasystemer, må man regne med å måtte arbeide med ledelsen hos kunden, og mange vil ønske at den ansatte derfor har en viss personlig tyngde og også har erfaring med forhandlinger. Salgssyklusene i en slik stilling kan være lange og noe som kanskje gjør at vi er ute etter noen som har den tålmodighet og stamina som er nødvendig for å gjennomføre lengre salgsprosesser.

Kriterier

Dermed har vi fem kriterier som er nødvendige for å mestre jobben:

Teknisk innsikt
Evne til relasjonsbygging
Personlig tyngde
Forhandlingskompetanse
Tålmodighet til å stå i lengre prossesser.

La oss konkretisere disse kriteriene, slik at de blir mer relevante for den stillingen vi er ute etter.

Teknisk innsikt:

Her er vi ute etter noen som kan forstå det systemet kunden har fra før av, og hvordan det nye systemet kan gi kunden merverdi. I tillegg må kandidaten forstå hvordan systemet implementeres og hvilke utfordringer som kan dukke opp når en kunde skal gå over til vårt system. Kandidaten behøver ikke detaljkunnskap, men bør ha en viss «hands on» erfaring.

Evne til relasjonsbygging:

Datasystemer er kompliserte innretninger og for dem som er brukere kan det være frustrerende når ting for eksempel ikke virker helt som de skal, noe som er vanlig i den tidlige fasen av implementeringen. Det er derfor viktig at vi får en kandidat som er flink til å skape tillit hos kunden, både gjennom profesjonell fremferd og teknisk innsikt.

Forhandlingskompetanse

Da alle løsningene virksomheten vår leverer er unike, er det avgjørende at kandidaten vår forstår hvordan vi kan levere en løsning som vi tjener penger på. Han eller hun må derfor være i stand til å få gode avtaler gjennom å vise kunden at systemet har en merverdi som overgår prisen.

Tålmodighet til å stå i lengre prosesser

Dette er et viktig punkt, for erfaringen er at det stadig dukker opp «nye ting» når vi tror salget er i boks. Kandidaten må kunne få med seg alle detaljene rundt kundens behov i tillegg til å være forberedt på det meste når kunden begynner å bli klar for å bytte til vårt system. Kandidaten må tåle motgang, kritiske spørsmål og må kunne jobbe målrettet over lengre tid, selv når det er usikkert om vi klarer å gjennomføre en deal.

Personlig tyngde

Dette kriteriet inneholder mange av de samme kravene som Evne til relasjonsbygging, men handler mer spesifikt om å kunne bygge tillit til ledelsen hos den virksomheten vi ønsker å ha som kunde. Dette innebærer at kandidaten må forstå hvordan ledelsen i selskapet fokuserer, hvilke prioriteringer de gjør og ikke minst hva de er ute etter. Ledelsen vil for eksempel ofte ha tanker om hvordan datasystemene passer inn i selskapet strategi, i motsetning til de ansatte som kanskje er mest opptatt av at systemet er lett å bruke.

Vi lager spørsmål

Etter at vi har utdypet disse fem kriteriene, kan vi begynne å utarbeide spørsmål for hver kriterium:

Teknisk innsikt: her vil vi kanskje ha med oss en teknisk kompetent person på intervjuet. Denne kan stille spørsmål rundt konkrete forhold som er relevant for det systemet vi jobber med. Vår tekniker ønsker svar på følgende spørsmål:

Hvilke tekniske løsninger har du jobbet med tidligere? H
vilke utviklingsverktøy kjenner du til?
Kan du si litt om en behovsanalyse du har vært med å gjennomføre?
Her ser vi at teknikeren stiller relativt åpne spørsmål, som kan gir et godt utgangspunkt for en faglig diskusjon, og teknikeren får dermed et godt grunnlag når de ulike kandidatene skal sammenlignes.

Evne til relasjonsbygging: Her er vi ute etter hvilke relasjoner kandidaten har opparbeidet seg tidligere, og ikke minst hvordan han eller hun skaffet disse relasjonene. I tillegg vil vi vite om kandidaten har vært i situasjoner som har vært utfordrende, der kandidaten har vist at han eller hun har mestret situasjoner der tilliten til kunden sto på spill. Her er vi ute etter helt konkrete erfaringer. Vi stiller tre spørsmål, og hvert av spørsmålene gir mulighet for utdypning.
Kan du si litt om de kunderelasjonene du opparbeidet deg i noen av dine forrige jobber? Velg en av disse og fortell hvordan det hele gikk til.
Har du vært i situasjoner der en kunde ble skeptisk, viste misnøye eller begynte å tvile på om dere klarte å levere, og der du måtte redde situasjonen? Hva skjedde? Hvordan gikk det? Jo mer detaljert kandidaten svarer på disse spørsmålene, desto bedre kjent blir dere med kandidaten. Ofte vil kandidaten ha vansker med å komme på eksempler. Noen ganger blir eksemplene litt for overfladiske. I slike tilfeller kan du hjelpe kandidatens hukommelse ved å spørre stille kontekstuelle spørsmål som, hva var posisjonen din, hvem rapporterte du til, hvem jobbet du sammen med etc.?
Personlig tyngde: Her er vi ute etter at kandidaten skal fortelle hvem han eller hun har hatt kontakt med hos sine tidligere kunder, og ikke minst hvordan han eller hun forstod kundens behov. Er kandidaten opptatt av å sette seg inn i kundens strategi, eller legger han eller hun mest vekt på hvor bra produktet er?
Hvem er det du typisk har hatt kontakt med hos dine tidligere kunder?
La oss se på en salgsprosess der du har jobbet med ledelsen i et selskap. Hva la du særlig vekt på når du formidlet hva dere kunne gjøre for kunden?

Forhandlingskompetanse: Her er vi ute etter å avdekke kandidatens evne til å skape merverdi både for oss og kunden.
Fortell om en avtale som du synes var særlig vellykket. Hva skjedde, hva la du vekt på når du analyserte kundens behov? Hvordan gikk du frem for å få en god pris? Hvordan gikk det etter at dere hadde implementert løsningen?
Har du erfaring fra forhandlinger der kunden prøvde å presse prisen? Hva skjedde? Hvordan gikk det?
Kan du fortelle om en salgsprosess der du vant over en konkurrent? Hva skjedde? Hovrdan gikk det?

Utholdenhet: Her er vi ute etter kandidatens evne til å jobbe langsiktig.
Hva er typisk lengde på de salgsprosessene du jobbet med i din forrige stilling?
Hva synes du er mest utfordrende i denne type prosesser?
Hvordan jobber du for å holde kunden interessert over en så lang periode?
Hva er den lengste salgsprosessen du har vært med på?
Hva var mest utfordrende i denne prosessen?

Tilpass spørsmålene underveis

Som vi ser av spørsmålene, får kandidaten rikelig anledning til å fortelle om sine erfaringer, og det er dette vi er ute etter. Noen av spørsmålene, vil være helt eller delvis besvart gjennom noen av de andre spørsmålene. Da er det viktig at vi ikke er for mekaniske når vi intervjuer.

Hvis vi for eksempel kommer til spørsmålet Hva er typisk lengde på de salgsprosessene du jobbet med i din forrige stilling?, og dette spørsmålet delvis er besvart på spørsmål to under Personlig tyngde; La oss se på en salgsprosess der du har jobbet med ledelsen i et selskap. Hva la du særlig vekt på når du formidlet hva dere kunne gjøre for kunden?

Da bør du reformulere; du nevnte at dere hadde salgsprosesser som varte fra et til tre år da du jobbet for XX.

Hva synes du er mest utfordrende med å jobbe med lange salgssykluser?
Hvordan jobber du for å holde kunden interessert over en så lang periode?

Når du har gjennomført dette intervjuet kan det være at du er godt fornøyd med den informasjonen du får, men det kan også være at du går glipp av sentrale utfordringer som akkurat denne stillingen gir.

Selv om vi får en kandidat som er flink med kundene våre, så kan det være at han eller hun ikke er fullt så flink til å samarbeide med den tekniske avdelingen, de som utformer og implementerer løsningene. Jobbanalysen må derfor også ta stilling til forholdene internt. I tillegg er det kanskje sider ved jobben som krever ekstra stor sensitivitet når det kommer til hvilken informasjon man får tilgang på.

Vi må derfor ha en kandidat som er diskret når det kommer til å dele informasjon. De kriteriene vi har så langt er med andre ord ikke dekkende for hva stillingen krever, og jobbanalysen bør derfor gjennomføres mer metodisk enn det vi har gjort så langt. Du kan lese mer om Jobbanalysen her.

Hva skal du svare?

Du har nettopp lest denne annonsen:

Salgsdirektør.

Har ansvar for å videreutvikle og ekspandere direktesalgskonseptet i Kontorutstyr AS og tilhørende realisering av virksomhetens strategiske mål. Sentrale oppgaver er å utvikle og implementere strategier og handlingsplaner, etablere struktur og systematikk i markeds- og salgsarbeidet, samt koordinere aktiviteter og kampanjer i ulike segmenter.

Vi søker en motiverende person til å lede en stor salgsavdeling bestående av dyktige og motiverte medarbeidere. Vi vektlegger erfaring fra direktesalg og generell markedskompetanse og en forretningsorientert stil. Den rette kandidat må være målorientert, ha et høyt energinivå og en strukturert arbeidsstil. Vi forutsetter dokumenterte resultater fra salg mot forbrukermarkedet.

Det første du gjør er å ta frem CV’en din.

Ta for deg de siste ti år av din karriere, og for hvert år skriver du ned følgende:

Hvilken stilling du hadde, hvem du rapporterte til og eventuelt hvem som rapporterte til deg og alle du for øvrig hadde kontakt med. Hvilke oppgaver du hadde i hvert av årene. Konkrete eksempler på hva du gjorde. Fortell en liten historie. F.eks.: En gang skulle vi utarbeide et konsept for en virksomhet innenfor sikkerhetsbransjen. Jeg samlet inn informasjon fra ulike aktører i selskapet og prøvde å gjøre alle til lags. Det viste seg å være en utfordring. Blant annet fordi… Jeg løste dette på følgende måte…
Deretter tar du for deg alle kravene fra annonsen: motiverende – jeg er god til å skape entusiasme. Jeg husker en gang vi skulle… erfaring fra direkte salg – i Ab AS solgte jeg. Jeg husker en gang vi fikk en stor utfordring… forretningsorientert – med forretningsorientert forstår jeg. Jeg husker en gang vi fikk en kunde som var misfornøyd med leveranser og service. Jeg var fristet til å… men i stedet forsøkte jeg å fokusere på hva kunden var ute etter og jeg formidlet hvordan vi kunne forbedre nytteverdien av vårt samarbeid. Dette gjorde jeg på følgende måte.
Du finner eksempler eller historier der du har gjort det som kreves eller demonstrert den aktuelle egenskap. Alt illustreres med eksempler eller historier al a: jeg husker en gang…

Poenget er: du skal lage en skript som forteller din historie og som inneholder mest mulig av det annonsen inneholder. Dette gir deg en berettigelse i intervjusituasjonen, og du skal hele tiden ha fokus på CV’en din under intervjuet. Får du et vanskelig spørsmål, for eksempel om hvor sosial du er, kan du si: ”jeg er utadvendt, og har alltid likt å være en del av et godt arbeidsmiljø” eller, ”jeg er nok ikke spesielt utadvendt, men har likevel ingen problemer med å omgåes folk, og har alltid likt å være en del av et godt arbeidsmiljø”.

Hver gang du får et spørsmål som faller langt utenfor skriptet, kan du tillate deg å være usikker, men du må hele tiden vise at du har en forståelse for hva jobben innebærer, og at du er kompetent til å gjøre den. Insister på at du er pliktoppfyllende og arbeidsom, og for øvrig kan du plassere deg midt på treet, eller der du selv føler at du hører hjemme.

Vil du vite mer om hvordan du forbereder deg, kan du ta en kikk på jobbintervjuet.no